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Skizzieren eines Welcome Email Workflows in 8 einfachen Schritten.

Sehr oft werde ich gefragt, wie man am besten einen Workflow erstellt. Und meine klare Aussage ist: Zuerst mit Logik und Inhalt beginnen und erst im Anschluss im eigentlichen Marketing Automatisierungstool Ihrer Wahl die Umsetzung durchfĂŒhren.

So starten Sie mit der Workflow-Gestaltung

Tools zur Erstellung von Workflow-Ketten

Die im Video erwÀhnten Tools:

  • Google Zeichnungen (LINK)
  • Google PrĂ€sentationen (LINK)
  • Lucidcharts (LINK - kostenpflichtig)
  • Geru.com (LINK - kostenpflichtig)

Und natĂŒrlich der klassische Block + Stift. Nachdem ich persönlich kein großer Freund von toten BĂ€umen bin, skizziere ich die ersten Drafts von Workflows auf meinem iPad mit Apple Pencil und der App “Good Notes” (verfĂŒgbar im App Store).

ErfahrungsgemĂ€ĂŸ wachsen die Workflow-Ketten sehr rasch an. Daher beginne ich wirklich mit dem technisch absoluten Minimum. Die eingesetzte Software soll in diesem ersten Schritt definitiv NICHT im Mittelpunkt stehen. 

Die 8 Workflow Schritte im Detail erklÀrt

Im ober angefĂŒhrten Video finden Sie eine Schritt-fĂŒr-Schritt Anleitung fĂŒr die Erstellung des Workflows, sowie mögliche Tools fĂŒr die Umsetzung. In den folgenden Schritten möchte ich Ihnen noch zusĂ€tzliche Informationen zu den einzelnen Teilschritten mitgeben.

Schritt 1: Technische Gegebenheiten

Schritt 1: Blog Post

Basierend auf der im Video erwĂ€hnten Ausgangslage, soll ein Opt-In Formular in einem Blogpost integriert werden. Dementsprechend sollte natĂŒrlich die (technische) Möglichkeit gegeben sein, ein Formular im Blogpost zu integrieren. 

Schritt 2: Das Opt-In Formular

Schritt 2: Opt-In Formular

In diesen zweiten Schritt geht es um die Definition des eigentlichen Opt-In Formulars und die jeweiligen Formularfelder. NatĂŒrlich ist die angefĂŒhrte Version in einer MinimalausprĂ€gung. Im Video erwĂ€hnten Beispiel werden folgende Formularfelder abgefragt:

  • Anrede (um eine persönliche Grußformel zu ermöglichen)
  • Vorname
  • Nachname
  • Email Adresse
  • Zustimmung / Consent um den Lead kontaktieren zu dĂŒrfen, bzw. erwĂ€hnen der Datenschutzrichtlinien.

Diese Formularfelder sind sehr stark davon abhĂ€ngig, ob Sie in B2B- oder B2C-Bereich tĂ€tig sind. FĂŒr B2B sollte man zumeist explizit nach der Firmen Email Adresse nachfragen, um so die Einreichungen von @gmx.at, @gmail.com etc. zu minimieren. 

Eine weitere Ausbaustufe der Formulare wĂ€re die sukzessive Anreicherung der Informationen eines Kontakts. Sollte ein bestehender Lead zum 2. Mal ein Formular ausfĂŒllen, so kann man beispielsweise ergĂ€nzende Fragen stellen, wie: “Anzahl der MItarbeiter in Ihrem Unternehmen” mit einem Dropdown.

Schritt 3: Welcome Email

Schritt 3: Welcome Email

HINWEIS: An dieser Stelle möchte ich noch erwÀhnen, dass Sie ein Double Opt-In Email aussenden sollten, um sicherzustellen, dass Sie valide & rechtskonforme Eintragungen bespielen. Zur Information: dies ist meine persönliche Meinung und keine Rechtsauskunft. Bitte unbedingt mit Ihrem Anwalt oder Ihrer Rechtsabteilung klÀren!

FĂŒr die Welcome Email benötigen Sie eine Templatevorlage. Es empfiehlt sich ein gebrandetes Email Template zu erstellen, welches allgemeingĂŒltig in Ihrem Unternehmen verwendet werden kann. 

Beispielvorlage eines Welcome Emails:

Elemente in diesem Welcome Email:

  1. Wiedererkennung in der Headline. Hier wird eindeutig auf 506 hingewiesen: Absender der Email
  2. Persönliche Ansprache
  3. Wiederholung, von wo die Email kommt und was den Adressaten erwartet
  4. KanÀle & Inhalte, die der Lead erhalten wird
  5. Link zum persönlichen Profil, um Änderungen vornehmen zu können
  6. Call-To-Action (CTA) - Inkludieren Sie weiterfĂŒhrende Informationen oder Produkte / Dienstleistungen. Bevorzugt personalisiert, basierend auf den Interessen des Leads.
  7. Abschlussformel - seien Sie persönlich und zeigen Sie Ihr Gesicht. 

DarĂŒber hinaus sollten Sie den Betreff der ersten Email einem Test unterziehen. Stichwort: Welche Betreffzeile fĂŒhrt zur höchsten Öffnungsrate bei Ihren Leads?

SelbstverstĂ€ndlich gibt es hier noch weitere Ausbaustufen und inhaltliche Empfehlungen. Sie können beispielsweise erwĂ€hnen, wie oft ein Newsletter versendet wird. Hier haben wir eine ganz klare Empfehlung: diese Inhalte mĂŒssen getestet werden. 

Schritt 4: Liste aufnehmen

Schritt 4: In Onboarding-Liste aufnehmen

Es empfiehlt sich, dass Ihr neuer Lead zuerst in einer Liste namens “Newsletter Onboarding” oder dergleichen platziert wird. Hier können Sie sehr spezifisch messen, wie Ihre neuen Lead-Kontakte mit den Inhalten interagieren (oder nicht interagieren).

Schritt 5: 2 Tage Delay

Schritt 5: 2 Tage Delay

Beim Thema “Welcome Messages” scheiden sich die Geister - und wie so oft: es kommt auf Ihre Zielgruppe darauf an. Wenn Sie im B2B-Bereich tĂ€tig sind, mĂŒssen Sie in der Kommunikation ganz anders auftreten als vglw. Im B2C-Bereich. 

FĂŒr B2B empfehlen wir eine 2-Tages Pause einzulegen, bevor der nĂ€chste Versand stattfindet. Bei B2C sollte man tendenziell öfter und frĂŒher kommunizieren, um nicht in Vergessenheit zu geraten.

Schritt 6: Marketing Automatisierung: Beziehungsaufbau mit Ihrem neuen Lead

Schritt 6: Marketing Automatisierung & Beziehungsaufbau

Bevor Sie nun beginnen, Ihren neuen Lead mit Newsletter-Ausgaben zu beispielen, empfiehlt es sich (unabhÀngig ob B2B oder B2C), zuerst 2-4 Willkommens-Ausgaben auszusenden um Beziehungsaufbau zu betreiben. In diesen Willkommens-Ausgaben fokussieren Sie sich stark darauf, Ihr Unternehmen vorzustellen - aber Achtung: KEIN SALES in den Inhalten!

Wenn Sie im B2B-Bereich tÀtig sind, können Sie beispielsweise Ihre Abteilungen mittels Videos vorstellen lassen oder vergangene Webinar-Aufzeichnungen empfehlen (Stichwort: Bestehende Inhalte neu verwenden).

Schritt 7: Newsletter Kommunikation

Schritt 7: Newsletter Kommunikation

Nun beginnt der eigentlich Versand Ihrer Unternehmens-Newsletter. In unserem Beispiel nehmen wir an, dass es sich um einen standardmĂ€ĂŸigen Newsletterversand handelt.

Schritt 8: Aufnahme in allgemeine Listen

Schritt 8: In separate Liste aufnehmen

Parallel dazu wird Ihr neuer Lead aus der “Onboarding Liste” entfernt und in Ihre allgemeine Newsletter Liste aufgenommen.

Abschließende Worte

Demand Generation, Lead Generierung, Hans-Peter Manzenreiter, CSP
Hans-Peter Manzenreiter - Head of Demand Management

Der dargestellte Workflow ist natĂŒrlich in einer Minimalform. Meine Hauptintention lag eher darin aufzeigen, wie Sie eine Workflow-Kette fĂŒr Ihr Unternehmen gestalten können.

Versuchen Sie sich selbst und gestalten Sie einen ersten möglichen Workflow fĂŒr Ihr Unternehmen. Gerne helfe ich Ihnen natĂŒrlich persönlich aus, wenn Sie Fragen dazu haben. Hier finden Sie meinen Kalender und VerfĂŒgbarkeiten.

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