Skizzieren eines Welcome Email Workflows in 8 einfachen Schritten

Die im Video erwähnten Tools:

• Google Zeichnungen (LINK)
• Google Präsentationen (LINK)
• Lucidcharts (LINK – kostenpflichtig)
• Geru.com (LINK – kostenpflichtig)

Und natürlich der klassische Block + Stift. Nachdem ich persönlich kein großer Freund von toten Bäumen bin, skizziere ich die ersten Drafts von Workflows auf meinem iPad mit Apple Pencil und der App “Good Notes” (verfügbar im App Store).

Erfahrungsgemäß wachsen die Workflow-Ketten sehr rasch an. Daher beginne ich wirklich mit dem technisch absoluten Minimum. Die eingesetzte Software soll in diesem ersten Schritt definitiv NICHT im Mittelpunkt stehen.

Im ober angeführten Video finden Sie eine Schritt-für-Schritt Anleitung für die Erstellung des Workflows, sowie mögliche Tools für die Umsetzung. In den folgenden Schritten möchte ich Ihnen noch zusätzliche Informationen zu den einzelnen Teilschritten mitgeben.

In diesen zweiten Schritt geht es um die Definition des eigentlichen Opt-In Formulars und die jeweiligen Formularfelder. Natürlich ist die angeführte Version in einer Minimalausprägung. Im Video erwähnten Beispiel werden folgende Formularfelder abgefragt:

• Anrede (um eine persönliche Grußformel zu ermöglichen)
• Vorname
• Nachname
• Email Adresse
• Zustimmung / Consent um den Lead kontaktieren zu dürfen, bzw. erwähnen der Datenschutzrichtlinien.

Diese Formularfelder sind sehr stark davon abhängig, ob Sie in B2B- oder B2C-Bereich tätig sind. Für B2B sollte man zumeist explizit nach der Firmen Email Adresse nachfragen, um so die Einreichungen von @gmx.at, @gmail.com etc. zu minimieren.

Eine weitere Ausbaustufe der Formulare wäre die sukzessive Anreicherung der Informationen eines Kontakts. Sollte ein bestehender Lead zum 2. Mal ein Formular ausfüllen, so kann man beispielsweise ergänzende Fragen stellen, wie: “Anzahl der MItarbeiter in Ihrem Unternehmen” mit einem Dropdown.

HINWEIS: An dieser Stelle möchte ich noch erwähnen, dass Sie ein Double Opt-In Email aussenden sollten, um sicherzustellen, dass Sie valide & rechtskonforme Eintragungen bespielen. Zur Information: dies ist meine persönliche Meinung und keine Rechtsauskunft. Bitte unbedingt mit Ihrem Anwalt oder Ihrer Rechtsabteilung klären!

Für die Welcome Email benötigen Sie eine Templatevorlage. Es empfiehlt sich ein gebrandetes Email Template zu erstellen, welches allgemeingültig in Ihrem Unternehmen verwendet werden kann.

Beispielvorlage eines Welcome Emails:

Elemente in diesem Welcome Email:

1. Wiedererkennung in der Headline. Hier wird eindeutig auf 506 hingewiesen: Absender der Email
2. Persönliche Ansprache
3. Wiederholung, von wo die Email kommt und was den Adressaten erwartet
4. Kanäle & Inhalte, die der Lead erhalten wird
5. Link zum persönlichen Profil, um Änderungen vornehmen zu können
6. Call-To-Action (CTA) – Inkludieren Sie weiterführende Informationen oder Produkte / Dienstleistungen. Bevorzugt personalisiert, basierend auf den Interessen des Leads.
7. Abschlussformel – seien Sie persönlich und zeigen Sie Ihr Gesicht.

Darüber hinaus sollten Sie den Betreff der ersten Email einem Test unterziehen. Stichwort: Welche Betreffzeile führt zur höchsten Öffnungsrate bei Ihren Leads?

Selbstverständlich gibt es hier noch weitere Ausbaustufen und inhaltliche Empfehlungen. Sie können beispielsweise erwähnen, wie oft ein Newsletter versendet wird. Hier haben wir eine ganz klare Empfehlung: diese Inhalte müssen getestet werden.

Es empfiehlt sich, dass Ihr neuer Lead zuerst in einer Liste namens “Newsletter Onboarding” oder dergleichen platziert wird. Hier können Sie sehr spezifisch messen, wie Ihre neuen Lead-Kontakte mit den Inhalten interagieren (oder nicht interagieren).

Beim Thema “Welcome Messages” scheiden sich die Geister – und wie so oft: es kommt auf Ihre Zielgruppe darauf an. Wenn Sie im B2B-Bereich tätig sind, müssen Sie in der Kommunikation ganz anders auftreten als vglw. Im B2C-Bereich.

Für B2B empfehlen wir eine 2-Tages Pause einzulegen, bevor der nächste Versand stattfindet. Bei B2C sollte man tendenziell öfter und früher kommunizieren, um nicht in Vergessenheit zu geraten.

Bevor Sie nun beginnen, Ihren neuen Lead mit Newsletter-Ausgaben zu beispielen, empfiehlt es sich (unabhängig ob B2B oder B2C), zuerst 2-4 Willkommens-Ausgaben auszusenden um Beziehungsaufbau zu betreiben. In diesen Willkommens-Ausgaben fokussieren Sie sich stark darauf, Ihr Unternehmen vorzustellen – aber Achtung: KEIN SALES in den Inhalten!

Wenn Sie im B2B-Bereich tätig sind, können Sie beispielsweise Ihre Abteilungen mittels Videos vorstellen lassen oder vergangene Webinar-Aufzeichnungen empfehlen (Stichwort: Bestehende Inhalte neu verwenden).

Nun beginnt der eigentlich Versand Ihrer Unternehmens-Newsletter. In unserem Beispiel nehmen wir an, dass es sich um einen standardmäßigen Newsletterversand handelt.

Parallel dazu wird Ihr neuer Lead aus der “Onboarding Liste” entfernt und in Ihre allgemeine Newsletter Liste aufgenommen.