Wir stellen vor: Zapier - die Wunderwaffe zur Automatisierung von Workflowketten
Bei 506 sind wir große Freunde von Automatisierungen. Wir achten stets darauf, dass wir wiederkehrende Tätigkeiten – die automatisiert werden können – auch tatsächlich operativ von unseren Schreibtischen wegzaubern. Dies ermöglicht es uns mehr Fokus auf die strategischen und inhaltlichen Komponenten zu werfen, anstelle von repetitiven und monotonen, einfachen Aufgaben Zeit zu vergeuden.
„We believe automation should be easy, because everyone deserves to work smarter—not harder.“
Zapier.com
Mit über 3.000 Schnittstellenanbindungen bildet Zapier nahezu alle gängigen SaaS-Tools ab, die sich miteinander verknüpfen lassen und so Automatisierungsmöglichkeiten schaffen.
Dabei folgt Zapier stets dem selben Ablauf – wobei der Aufbau von Zapier intuitiv und einfach ist.
- Trigger – ein sogenanntes Ereignis tritt ein – beispielsweise wird ein Formular auf Ihrer Website ausgefüllt und abgesendet, oder ein Lead-Status innerhalb Ihres CRMs verändert sich.
- Action – eine Aktion soll darauf basierend ausgeführt werden. Beispielsweise: Lead-Status ändert sich, sende eine SMS an den Kontakt.
- Optional: weitere Actions –
zusätzlich lassen sich weitere Handlungsaufforderungen verknüpfen mit dem jeweiligen Zap. Beispielsweise: Lead-Status hat sich geändert, SMS wurde gesendet UND erstelle einen Tasks für den Projektmanager im Asana Projektmanagement-Tool.
Einer der wichtigsten Vorteile von Zapier ist, dass es keinerlei Programmierkenntnisse erfordert, sondern vollumfänglich über das Web-Interface administriert wird.
“Wir achten stets darauf, dass wir wiederkehrende Tätigkeiten, die automatisiert werden können, auch tatsächlich operativ von unseren Schreibtischen wegzaubern.”
Hans-Peter Manzenreiter
EHEM. HEAD OF MARKETING AUTOMATION
Praktisches Beispiel: Versende SMS nach Terminvereinbarung
In einem meiner Blogposts habe ich Pipedrive bereits vorgestellt. Heute möchte ich Ihnen ein praktisches Beispiel damit zeigen, wie Sie automatisiert eine Terminerinnerung an einen CRM-Kontakt senden können, sobald sich ein Status ändert.
Ausgangslage:
In Pipedrive befinden sich Deals und Kontakte. Sobald ein Präsentationstermin mit einem Deal verknüpft wird, soll automatisiert ein SMS an den Kontakt gesendet werden als Erinnerung und Bestätigung des Termins.
In dieser Automatisierung verwendete Tools:
- Pipedrive – https://www.pipedrive.com
- Clicksend SMS – https://www.clicksend.com
- und natürlich Zapier – https://zapier.com
Preismodell von Zapier
Zapier – klassisch als SaaS-Anbieter – kommt mit einem Freemium-Modell, indem sich bereits einfachste Workflows kostenlos erstellen lassen. Ab ca. €17 pro Monat können Sie bereits mehrstufige Zaps erstellen und diese 750 Mal pro Monat aufrufen lassen.
Richtig interessant und empfehlenswert ist es produktiv ab “Professional” zu beginnen. Für ca. € 42 pro Monat können Sie unlimitierte Zaps erstellen und die Update-Zeit benötigt im Vergleich zur kostenlosen Version und dem Starter-Paket lediglich 2 Minuten.
Die Hauptunterschiede der Editionen:
- die Update-Zeit gibt an, wie oft Zapier aktiv nach den Triggern nachsieht und dann die jeweilige Action ausführt. Im kostenlosen oder Starter-Paket beträgt diese Latenzzeit 15 Minuten. Das heißt, zwischen Trigger (in meinem obigen Beispiel: Ein Deal wird verschoben auf Termin vereinbart) und Action (SMS wird versendet) vergehen 15 Minuten. Alle Pakete darüber brauchen hier lediglich 2 Minuten oder 1 Minute.
- Anzahl der Zaps: Ab Professional kann man eine unlimitierte Anzahl an sogenannten Zaps erstellen und parallel laufen lassen.
- Anzahl der Tasks pro Monat: Jede Aufgabe, die Zapier durchführt, bedeutet gleichzeitig in der Verrechnung einen Task. Sollten Sie beispielsweise ein hochfrequentiertes Kontakt- oder Anfrageformular haben, so würden wir eine höhere Anzahl an Tasks wärmstens empfehlen, da sonst die Aktionen nicht ausgeführt werden.
Wenn auch Sie wiederkehrende Aufgaben automatisieren möchten und dazu Fragen haben, würde ich mich über Ihre Kontaktanfrage freuen.
Fazit
Wie Sie sehen, lassen sich in wenigen Minuten und mit wenigen Klicks vollkommen automatisierte Worfklows entwickeln. Die Möglichkeiten hierfür sind unzählig und lassen sich an Ihre Bedürfnisse und Anforderungen einfach anpassen. Zusätzlich stellt Zapier eine sehr umfangreiche Bibliothek an vorgefertigten Workflows zur Verfügung, welche Sie in einfachen Schritten anpassen können.
