Achtung: Diese Funktion wird laufend erweitert. Die Inhalte der Dokumentation können daher vom tatsächlichen Umfang abweichen.
Im Menü links wählt man die Ordnerverwaltung aus.
Man kann zwischen privaten oder geteilten Ordnern auswählen, bevor man einen Ordner für Chats oder für Promptvorlagen anlegt. Dabei hat ein Admin besondere Rechte, die das Teilen bzw. Anlegen von geteilten Ordnern ermöglichen. Wichtig dabei ist, wenn Ordner geteilt werden, dass man als Admin selbst ausgewählt ist und jene User auswählt, mit denen der Ordner geteilt werden soll. Analog zu den Chat Ordnern funktioniert es, Promptvorlage Ordner zu erstellen.
Die darin befindlichen Inhalte und die Ordner selbst sind nur für den Admin bearbeitbar oder löschbar, um ein gegenseitiges Überschreiben zu verhindern.
Durch das Verschieben von bestehenden Prompts oder Chats aus dem Privatbereich in einen solchen Ordner wird der jeweilige Prompt oder Chatverlauf kopiert und im Ordner eingefügt. Alle darin befindlichen Inhalte sind unternehmensweit bzw. mit den geteilten Nutzern sichtbar.
Möchte man Inhalte weiter bearbeiten, kann man durch Drag-and-Drop die Prompts oder Chatverläufe in einen privaten Ordner bzw. in den privaten Bereich ziehen. Dadurch werden sie erneut kopiert, und die private Kopie ist änderbar.
Admin Rolle
Dem Admin kommt eine besondere Rolle bei den geteilten Ordnern zu: Admins können weitere geteilte Chat Ordner/Prompt Ordner erstellen und mit bestimmten/allen Usern einer Organisation teilen.
Geteilte Ordner sind für die ausgewählten User sichtbar und kann genutzt werden. Geteilte Ordner können umbenannt und gelöscht werden. Darin befindliche Chats/Prompts können nur vom Admin gelöscht, umbenannt und geändert werden. Auch im Nachhinein ist eine Änderung der Zugriffe auf die Geteilten Ordner möglich. Alle Shared Ordner können unter “Ordnerverwaltung”, gelöscht, geändert oder umbenannt werden.
Die geteilten Ordner befinden sich links und es können beliebige Chats per Drag and Drop in die Ordner hineingeschoben werden, sodass sie für andere Teilnehmer sichtbar sind. Für wen die geteilten Ordner sichtbar sind erkennt man an den Avataren, die mit den Initialien der jeweiligen User dargestellt sind.
Wird der Pfeil links angeklickt, werden die Chats, die von den Mitgliedern des geteilten Ordners hineingegeben wurden, sichtbar und nutzbar.
