Job-TransFair ist ein gemeinnütziges Unternehmen in Wien, das arbeitssuchende Menschen auf ihrem Weg zurück in den Arbeitsmarkt begleitet – durch Beratung, Beschäftigung und FAIRmittlung. Das Ziel: sogenannten Transitarbeitskräften zu einer dauerhaften, festen Anstellung zu verhelfen. Menschen, die am Arbeitsmarkt benachteiligt sind, stehen dabei vor besonderen Herausforderungen: Bewerbungsunterlagen erstellen, Kompetenzen sichtbar machen, den richtigen Job finden – all das erfordert Wissen und Unterstützung.

Der Arbeitsalltag ist geprägt von umfangreichen Schreib- und Dokumentationsaufgaben. Berichte müssen verfasst, Datenschutzfragen geklärt und Transitarbeitskräfte bei der Erstellung und Verbesserung ihrer Bewerbungsunterlagen unterstützt werden. Gleichzeitig arbeitet das Team täglich mit sensiblen personenbezogenen Daten – Bewerberdaten, die höchsten Datenschutzanforderungen unterliegen.

Genau in diesem Spannungsfeld – zwischen dem Wunsch nach Effizienz und der Pflicht zum verantwortungsvollen Umgang mit Daten – bietet KI großes Potenzial. Vorausgesetzt, sie lässt sich datenschutzkonform und praxisnah in den Arbeitsalltag integrieren.

Wenn KI im Kontext von Bewerbungsprozessen und personenbezogenen Daten zum Einsatz kommt, ist Datenschutz kein optionales Feature – sondern eine zwingende Voraussetzung. Für ein gemeinnütziges Unternehmen wie Job-TransFair war genau das der entscheidende Punkt bei der Wahl der KI-Lösung.

Unsere Plattform verarbeitet sensible Daten konsequent DSGVO-konform und hostet diese ausschließlich innerhalb der EU. Ein mehrstufiges Rollen- und Berechtigungssystem gibt Job-TransFair die volle Kontrolle über Datenzugriffe und Nutzungsrechte. Darüber hinaus ist die 506.ai Plattform nach ISO/IEC 27001 zertifiziert – dem international anerkannten Standard für Informationssicherheits-Management.

Für Job-TransFair sind diese Datenschutz- & Sicherheitsstandards nicht nur wünschenswert – sie sind essenziell.

Neue Werkzeuge bringen neue Arbeitsweisen mit sich – und damit Fragen, Unsicherheiten und Anpassungsbedarf. Job-TransFair hat diesen Wandel von Anfang an bewusst gestaltet.

Ein zentrales Element dabei: das KI-Board. Dieses interne Gremium bei Job-TransFair steuert die strategische Einführung und Weiterentwicklung der KI-Nutzung. Es entscheidet, welche Anwendungsfälle mit welcher Technologie umgesetzt werden, wie die Qualität sichergestellt wird und wie neue Mitarbeiter*innen an das Thema herangeführt werden. Gleichzeitig fungiert das KI-Board als Anlaufstelle für Rückfragen und Bedenken aus dem Team – ein wichtiger Faktor, um Akzeptanz zu schaffen und alle aktiv einzubinden.

Wir haben diesen Einführungs-Prozess mit gezielten Onboardings begleitet: Die Mitarbeiter*innen wurden schrittweise mit der Plattform vertraut gemacht und in deren Nutzung eingeschult. Ergänzend dazu gibt es begleitendes Consulting, Prompting-Workshops und weiterführende Schulungen. Diese unterstützen Job-TransFair dabei, das volle Potenzial der Plattform auszuschöpfen und die KI-Kompetenz im Team kontinuierlich weiterzuentwickeln. Denn gelungenes Change Management endet nicht mit dem Go-live – es ist ein fortlaufender Prozess.

KI-Assistenten lassen sich für spezifische Anwendungsfälle konfigurieren und anschließend im gesamten Unternehmen teilen. Das bedeutet, dass nicht jede*r Mitarbeiter*in ein*e Prompting-Spezialist*in sein muss, um KI sinnvoll zu nutzen. Erfahrene Kolleg*innen oder das KI-Board erstellen Assistenten mit klaren Anweisungen und Fachwissen – alle anderen können diese direkt verwenden und profitieren von gleichbleibend hoher Ergebnisqualität.

Job-TransFair hat auf dieser Basis mehrere spezialisierte Assistenten entwickelt. Dazu zählen unter anderem: